Lorsque le dossier d’immatriculation rempli est déposé au CFE, l’activité peut démarrer.

Votre entreprise a désormais une existence légale et l’INSEE va vous attribuer vos numéros d’identification : SIREN, SIRET, code APE.

C’est la période idéale pour réfléchir :

  • à l’organisation administrative et comptable, à mettre en place au sein de l’entreprise, permettant de définir les tâches à traiter en interne, comme la facturation par exemple et celles à externaliser, comme la comptabilité.
  • aux assurances à prendre, pour minimiser les risques auxquels l’entreprise peut être exposée.
  • à l’embauche éventuelle de personnel salarié, quel que soit le type de contrat envisagé.

Mise en place d’une organisation administrative et comptable

Pour gérer au mieux votre entreprise, vous devrez faire preuve de rigueur, en matière d’organisation administrative et comptable

En effet, quelle que soit la taille de l’entreprise, sa forme juridique, son régime fiscal et son niveau d’informatisation, vous devrez :

  • classer tous les documents administratifs reçus ou émis par l’entreprise, sans rien perdre ni oublier,
  • conserver et archiver toutes les pièces justificatives, à produire en cas de contrôle fiscal ou social, par exemple,
  • enregistrer toutes les opérations de l’entreprise, dans les livres comptables obligatoires,
  • établir des factures, voire des devis comportant des mentions obligatoires.

Il est donc fondamental, au démarrage de l’activité, de penser à l’organisation que vous allez adopter.

Elle vous permettra de gagner un temps précieux et d’être plus efficace dans la gestion de votre structure.

Le classement

Pour faciliter votre travail administratif, il est conseillé de :

  • regrouper tous les documents concernés, en un seul lieu (bureau, atelier, local professionnel, domicile, siège social…),
  • préférer les classeurs aux « chemises », qui évitent la perte de documents importants, à enregistrer en comptabilité notamment.

Ces documents doivent être classés, par mois et par nature, en distinguant :

  • les factures Clients, en séparant celles encaissées et celles, en attente d’encaissement.
  • les factures Fournisseurs qui comprennent les achats de matières premières et de marchandises mais aussi les quittances de loyers, les notes de restaurant…
  • les pièces bancaires comme les relevés du compte professionnel, les bordereaux de remises de chèques ou d’espèces, les talons des carnets de chèques…
  • les pièces de caisse qui retracent tous les règlements et les encaissements effectués en espèces exclusivement.
  • les documents fiscaux : bordereaux de TVA, d’impôt sur les sociétés, de Contribution Economique Territoriale (CET)
  • les documents sociaux en veillant à séparer les pièces relatives aux salariés (bulletins de salaires, bordereaux de cotisations,…) et celles concernant le dirigeant (bordereau de cotisations RSI,…)
  • les documents permanents dont vous aurez besoin tout au long de la vie de l’entreprise (statuts pour les sociétés, extrait Kbis, bail commercial, tableaux d’emprunts, contrats de travail, de sous-traitance,…).

Attention !

  • L’intégralité de ces documents doit être conservée, pendant des durées déterminées, essentiellement à titre de preuves, en cas de litige ou de contrôle.Ainsi, à la fin de chaque « exercice comptable », vous devrez procéder à un archivage organisé, permettant une recherche et une consultation rapide du document concerné.
  • Les règles de conservation des archives sont fixées principalement par le Code de commerce. Les délais varient selon la nature ou le type de document.

 

Pour en savoir plus : Tableaux récapitulatifs – début d’activité : Durées de conservation des documents administratifs

L’organisation comptable

Le Code du commerce impose, à toute entreprise, la tenue de trois livres comptables obligatoires :

  • le livre-journal qui enregistre, dans l’ordre chronologique, toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise (achats, ventes, règlements, encaissements, investissements, emprunts….)
  • le grand-livre qui reprend les écritures comptables du livre journal, ventilées dans l’ordre du plan comptable de l’entreprise.
  • le livre d’inventaire qui regroupe tous les éléments d’actif (immobilisations, stocks…) et de passif (capital, emprunt, autres dettes…), en valeur et en quantité.

Attention !

Si vous avez choisi le régime fiscal de la micro-entreprise ou de l'auto-entrepreneur, vous bénéficiez d'obligations comptables « allégées ».

En effet, vous pourrez vous limiter à tenir :

  • un livre-journal des recettes, si vous êtes un prestataire de services,
  • complété d’un registre récapitulatif des achats, si vous réalisez des ventes.

L’organisation comptable est laissée à l’appréciation du dirigeant qui peut décider soit :

  • de tenir sa comptabilité en interne,
  • de l’externaliser, en totalité ou en partie, auprès d’un cabinet d’expertise-comptable.

Attention !

La tenue de la comptabilité en interne requiert des compétences pointues et du temps de disponible.

Avoir recours à un expert-comptable vous permet de bénéficier du savoir-faire et des conseils d'un professionnel, qui :

  • maitrise l'environnement légal et réglementaire de l’entreprise.
  • établit et atteste les comptes annuels dont il est le garant de l’exactitude.

Ainsi, vos relations avec l’administration fiscale, les banquiers et les autres tiers, sont sécurisées et vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité.

La facturation

Pourquoi établir une facture ?

La facture est un document incontournable, qui a plusieurs fonctions :

  • juridique : elle constitue la preuve de la réalité des prestations de services ou des marchandises vendues.
  • commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client et justifie, notamment, le montant à payer.
  • comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à la tenue des livres comptables et à l’établissement des comptes annuels (bilan et compte de résultat).
  • fiscale : elle sert de support à l’exercice des droits en matière de TVA (collectée et déductible) et au contrôle de l’impôt.

Attention !

  • La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun, un exemplaire.
  • Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique, sous certaines conditions.
  • Un ticket de caisse n’est pas une facture : ce n’est qu’une preuve d’achat permettant un échange ou un remboursement.
  • Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de la vente ou de la prestation de service.
  • La facture doit comporter obligatoirement certaines mentions imposées par l’Administration fiscale.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

La facture doit mentionner obligatoirement les éléments suivants :

  • nom ou raison sociale,
  • adresse
  • numéro individuel d’identification à la TVA
  • numéro SIRET
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique et du capital social.
  • nom et adresse du client
  • en cas d’échange intracommunautaire : numéro individuel d’identification à la TVA, du client.
Ce numéro doit rester unique et respecter une série continue sans rupture.
Elle doit correspondre au jour effectif de la livraison, pour les ventes de marchandises ou de la fin d’exécution de la prestation.

les éléments chiffrés :

  • prix unitaires et montant total H.T
  • taux de TVA applicables et montant total de la TVA due,
  • rabais, remises, ristournes accordées
  • majorations éventuelles et prix T.T.C à payer.
  • les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente.
  • les taux des pénalités de retard exigibles, en cas de non-paiement, à la date de règlement inscrite sur la facture.

Délivrance des factures ?

La facturation entre professionnels est obligatoire.

Quand le client est un particulier, les obligations en matière de facturation sont plus limitées.

Pour les ventes de biens, la délivrance d’une facture est obligatoire :

  • quand le client en fait la demande,
  • pour les ventes à distance,
  • pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.

Pour les prestations de services, la délivrance d’une facture ou au minimum d’une « note » est obligatoire :

  • quand le client le demande,
  • dès que le prix T.T.C dépasse 25 €,
  • pour certains travaux immobiliers.

Les éléments à mentionner, sur le document remis au client, restent strictement les mêmes.

Comme tous les documents comptables, les factures doivent être conservées pendant dix ans, puisqu’elles peuvent servir de preuve, devant la justice ou l’administration fiscale, pendant ce délai.

Pour en savoir plus : Tableaux récapitulatifs début d’activité : Modèle de facture

Assurer l’entreprise

De nombreux créateurs d’entreprises démarrent leur activité sans assurance, pour des raisons budgétaires, de limitation des charges.

Or, si pendant cette période où l’entreprise est fragile, un « sinistre » survient, il peut entrainer la cessation définitive de l’acticité.

En effet, une jeune entreprise ne dispose pas de ressources financières suffisantes pour prendre en charge des dommages éventuels.

Souscrire différents types d’assurances peut alors s’imposer.

Obligation de s’assurer ?

Certaines assurances sont imposées :

  • par la loi : c’est le cas de l’assurance responsabilité décennale des entreprises du bâtiment ou de l’assurance des véhicules.
  • par l’activité : pour les agences immobilières, par exemple.

Quelles sont les garanties concernées ?

Elles sont de trois catégories.

Assurances des biens (locaux, stocks, matériel, véhicules…)

L’objectif est de protéger les biens concernés, essentiellement contre les risques d’incendie, de vol, de vandalisme, de dégât des eaux, de bris de vitrines, ou de catastrophes naturelles.

Assurances Responsabilité Civile de l’entreprise

Vous êtes responsable des dommages corporels et matériels, que vous-même en tant que dirigeant, vos salariés et vos apprentis pouvez causer à des tiers, dans le cadre de votre activité professionnelle.

Assurances des personnes

Il s’agit principalement des assurances prévoyance, complémentaire santé et retraite, que vous pouvez souscrire pour vous, votre conjoint et vos salariés.

Embaucher du personnel

Recruter des salariés implique un certain nombre de formalités à accomplir, qui dépendent du moment où l’embauche intervient.

En effet, si vous décidez de démarrer votre activité d’emblée avec des salariés, c’est le Centre de formalités (CFE) qui prend en charge les formalités d’embauche.

A l’inverse, si vous démarrez seul et recrutez par la suite du personnel, vous devrez vous charger de ces formalités.

Elles se résument en deux points essentiels :

  • la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) à effectuer,
  • le contrat de travail à établir.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Obligatoire, cette déclaration doit être effectuée par tous les employeurs, au plus tôt, dans les huit jours qui précèdent l’embauche, auprès de l’URSSAF.

Elle permet d’effectuer, en une seule fois et auprès d’un interlocuteur unique, l’essentiel des formalités liées cette embauche comme :

  • l’immatriculation de l’employeur au Régime général de la Sécurité Sociale,
  • l’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’assurance Maladie(CPAM),
  • l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage,
  • l’adhésion à la médecine du Travail avec demande d’examen médical d’embauche.

Cette déclaration peut se faire :

  • sur internet
  • par courrier recommandé avec accusé de réception.

Pour en savoir plus : urssaf.fr ou net-entreprises.fr

Le contrat de travail

Si vous embauchez un salarié en contrat à durée déterminée (CDD), un contrat écrit est obligatoire et doit être remis au salarié, au plus tard dans les deux jours suivant l’embauche.

Dans le cadre du contrat à durée indéterminée (CDI), le contrat écrit n’est pas obligatoire mais il reste recommandé.

Ainsi, en tant qu’employeur, vous serez mieux protégé, en cas de litiges avec vos salariés.

Attention !

  • Le recours au CDD est strictement réglementé par le Code du Travail et en suppose un respect particulier.
  • Un CDD qui n’aura pas fait l’objet d’un écrit sera automatiquement requalifié en CDI.
  • Depuis le 1er janvier 2014, un salarié ne peut pas être embauché pour une durée de travail inférieure à 24 heures par semaine, sauf s’il en fait personnellement la demande, qui devra être formulée par écrit et motivée.